As buscas sobre como organizar a rotina são cada vez mais comuns, afinal, ter uma rotina bem redonda é sinônimo de tranquilidade e bem-estar. Mas como é possível dar conta da vida pessoal e profissional se um dia tem apenas 24 horas? Com uma boa gestão do tempo, isso é totalmente alcançável.
Sabemos que o seu dia tem diversas obrigações e as demandas não param só porque você não concluiu as antigas, mas com as dicas que separamos neste conteúdo, você poderá ordená-las assertivamente. O resultado serão dias mais produtivos, eficientes e prazerosos em todos os âmbitos da sua vida.
Continue a leitura e entenda formas de conquistar a tão sonhada gestão de tempo no trabalho e em casa!
1. Faça um planejamento
O primeiro passo para otimizar o tempo é realizar um planejamento das atividades que precisam ser feitas no seu dia, semana e mês. Assim, é possível ter uma visão geral e, ao mesmo tempo, detalhada das demandas. A organização mensal é composta por todos os compromissos do mês que estão por vir, como reuniões e prazos já definidos.
Ao completar o preparo do planejamento mensal, automaticamente as programações semanais e diárias também ficam prontas. Dessa forma, você vai apenas preenchendo os espaços conforme surgem novas tarefas e responsabilidades.
Qual é a vantagem de ter um planejamento? Ele ajuda a compreender melhor o seu tempo e a distribuir as tarefas de forma assertiva, evitando que se encarregue de mais demandas do que realmente consegue exercer.
2. Use a agenda
Com o planejamento em mãos, é o momento de distribuir todos os seus afazeres em uma agenda. Se você não abre mão das ferramentas tradicionais, uma agenda física pode ser a melhor opção, certifique-se apenas de que ela sempre estará com você.
Para quem gosta de aproveitar as facilidades das tecnologias, as agendas on-line são excelentes alternativas, como o Calendar do Google, uma ferramenta gratuita e com interface intuitiva. A vantagem da versão virtual é compartilhar notificações antes do início de tarefas, contribuindo para a gestão do tempo e produtividade.
3. Defina prazos
O terceiro passo é definir prazos realistas para as demandas que possui e todas as que vão surgir a partir de agora. Ao ser realista, você precisa considerar que imprevistos acontecem e também os momentos de pausa, já que ter uma boa organização do tempo não é o mesmo do que perder a saúde mental.
Nesse momento, também deve ocorrer a separação por prioridade, ou seja, coloque no início do planejamento as atividades que possuem um grau de urgência maior. Terminou um serviço complexo antes do esperado? Encaixe uma opção mais leve nesse espaço.
4. Delegue tarefas
Sabemos que, muitas vezes, você é a melhor pessoa para realizar uma atividade, mas aprender a distribuir algumas demandas é indispensável para quem deseja gerir melhor o tempo. Claro, você não precisa delegar opções complexas ou que precisam de um conhecimento específico, estamos falando das mais simples e gerais.
Essa atitude também deve ocorrer quando a sua agenda já está cheia e não existe a possibilidade de tirar nenhum item. Quando isso ocorrer, analise os pontos fortes das pessoas da equipe e escolha aquela que melhor se enquadra ao trabalho em questão.
5. Fuja de distrações
Diariamente, somos bombardeados com uma enxurrada de estímulos sonoros: alarmes, notificações de mensagens, e-mails e outras situações capazes de tirar totalmente o foco. Para quem deseja administrar melhor a agenda, eliminar esses estímulos é crucial.
Comece desativando o som das suas redes sociais e deixando o celular afastado, assim, você não sentirá vontade de mexer no aparelho. Outra recomendação é evitar escutar músicas da mesma língua nativa que a sua, já que elas também costumam tirar o foco.
Se você só consegue trabalhar escutando sons, existem opções de ruídos próprios para o ambiente corporativo. Busque por “ruído para trabalhar” no streaming de música e analise as alternativas disponíveis.
6. Elimine tarefas desnecessárias
O termo eliminar tarefas desnecessárias pode soar agressivo, mas não estamos falando de descartar as atividades. Nessa sugestão, o objetivo é analisar a real precisão de algumas demandas a serem executadas.
Por exemplo, após finalizar o planejamento mensal, você percebeu que em dois dias terá uma reunião com a mesma pessoa. Então, que tal transformá-la em apenas uma? As tarefas parecidas também podem ser feitas no mesmo dia, já que as informações sobre aquele tema estão frescas na memória.
O nosso objetivo é ajudar além da gestão de tempo, então, separamos dicas para montar um escritório home office. Confira!
7. Realize pausas
Em dias corridos, parar pode parecer uma perda de tempo, mas queremos te dizer que, na verdade, as pausas podem aumentar sua produtividade. Para não termos um corte na criatividade, essas pequenas paradas devem ser feitas estrategicamente e definidas já no planejamento.
Dentre as opções, você pode fazer pausas de 10 minutos sempre que finalizar um serviço. No caso das atividades maiores, estipule uma pausa quando parte da tarefa for concluída. Como resultado, você terá mais energia para trabalhar, evitando esgotamentos mentais e problemas mais graves.
Durante essas paradas, a nossa dica é que levante para buscar uma água ou um café, confira as redes sociais e até mesmo leia sobre um assunto que gosta, como o que é decoração minimalista.
8. Aprenda a dizer “não”
Você não precisa dar conta de tudo, por isso, aprender a dizer “não” é importante para não ultrapassar os próprios limites. Usar essa palavra nem sempre é fácil, mas ao compreender as suas prioridades e a complexidade das tarefas que estão na sua responsabilidade, usá-la deixa de ser um incômodo.
Quando for dizer que não pode pegar uma nova tarefa, é possível explicar o motivo e ajudar a pessoa a encontrar um novo funcionário para realizá-la. Lembre-se de que o foco é qualidade e, infelizmente, quando você pega muitas coisas para fazer, é difícil realizar tudo bem feito e conforme as expectativas da empresa.
9. Foque em uma atividade por vez
Abraçar o mundo é impossível, e realizar várias atividades de uma vez também é. Entendemos que fazer mais de uma tarefa por vez dá uma sensação de produtividade, mas isso é apenas um engano responsável por te deixar mentalmente exausto.
Por que isso ocorre? Ao trocar as demandas, o seu cérebro precisa identificar o tema daquele trabalho, aumentando o esforço e, consequentemente, o cansaço. Então, inicie uma tarefa e mantenha-se nela até ser finalizada. Vale lembrar que essa dica só se aplica às atividades que podem ser concluídas em um único dia.
No caso dos serviços maiores, separe-os em pequenos blocos. Assim, você pode fazer um por vez e garantir mais agilidade na execução.
10. Mantenha o ambiente de trabalho organizado
A organização também está no checklist para ter uma melhor gestão de tempo. Ao manter os objetos nos devidos lugares, você cria um ambiente confortável e mais prazeroso para trabalhar, consequentemente, temos uma melhor execução de tarefas e mais motivação.
Para arrumar o escritório, indicamos que invista em organizadores de acrílico. Modernos e de altíssima qualidade, eles podem ser usados para colocar papéis sulfites, canetas, grampeadores e muito mais.
11. Encontre um método de gestão de tempo
Além das dicas que compartilhamos até o momento, existem metodologias de gestão de tempo para te ajudar a priorizar suas tarefas. O objetivo desses métodos é identificar a melhor forma de organizar o seu dia. Dentre as opções, estão:
Pomodoro
A técnica Pomodoro incentiva a execução de tarefas em pequenas partes com descansos entre elas. Na prática, você precisar apenas de um cronômetro e seguir o seguinte passo a passo:
- Defina um alerta para tocar após 25 minutos do início da tarefa;
- Quando o alarme apitar, é hora de descansar por cinco minutos;
- Repita o mesmo processo por quatro vezes. Na quinta notificação, realize um intervalo maior, podendo ser de 20 a 30 minutos de duração.
Método Eat that Frog ou engolir o sapo
Criado por Mark Twain, o método engolir o sapo diz que as tarefas mais complexas devem ser feitas no início do seu dia. Para que ele faça sentido com os objetivos da empresa em que trabalha ou do seu próprio negócio, não esqueça de seguir o planejamento diário. Dessa forma, você não deixa de realizar nenhuma demanda, apenas começa pela mais difícil.
Time blocking ou blocos temporais
No bloco temporal, você cria diferentes blocos de tempos para realizar tarefas. Por exemplo, em um dia, você pode criar um bloco de 20 minutos para responder e-mails, um bloco de três horas para realizar atividades e outro bloco de 20 minutos para realizar uma pausa.
Ao ter um bloco para a realização de demandas, é importante ter foco total nas atividades que fazem parte dele, somente assim esse método terá bons resultados.
Método GTD (Getting Things Done)
O método Getting Things Done ou fazer acontecer foi criado por David Allen e segue cinco etapas, sendo elas:
- Capturar todas as informações que receber por e-mails, ligações, redes sociais e outros meios;
- Esclarecer as informações capturadas, ou seja, pesquisar mais sobre o tema;
- Organizar a informação para colocá-la em prática, programando-a e fazendo acontecer;
- Refletir se é mesmo relevante fazer o que você já tem organizado;
- Engajar e finalmente colocar em prática a atividade.
Timeboxing ou predefinir durações
O timeboxing é uma técnica que define espaços de tempo para realizar uma atividade, sendo que a duração pode variar de equipe para equipe. Por exemplo, se você precisa escrever um e-book de 4.000 palavras, então, é possível criar uma tarefa de uma hora para estruturá-lo. Depois, definir outro bloco de três horas para iniciar a escrita.
Nesse método, é importante calcular em quanto tempo, em média, a tarefa será concluída. Durante o timeboxing, não esqueça de manter o foco e evitar distrações.
Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto vai totalmente ao contrário do método Eat The Frog. Ele estimula que as tarefas fáceis ou rápidas sejam feitas primeiro. Conforme essa alternativa, fazer as demandas mais simples dá mais motivação e aumenta a sensação de produtividade, garantindo maior bem-estar durante o dia.
12. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia existe para ser aproveitada, por isso, conte com ferramentas de gestão de tempo para melhorar a sua produtividade. Existem diversas alternativas, como:
- Trello;
- Hubstaff;
- Asana;
- Pipefy;
- Be Focused;
- Heflo;
- Runrun.it.
13. Busque inspirações
Ter em mente inspirações sobre a demanda a ser realizada pode te ajudar a colocar em prática as tarefas. Por isso, sempre faça uma pesquisa antes de realizar uma atividade. Por exemplo, se você precisa criar um projeto para um empreendimento de bebidas, buscar sobre presentes para quem gosta de beber é o ponto de partida ideal.
Qual é a importância da gestão do tempo?
A partir de uma boa gestão do tempo, você aumenta a sua produtividade e conquista uma melhor qualidade de vida, além da realização profissional e pessoal. Isso porque, ao organizar o seu tempo, você se dá conta de finalizar mais tarefas e conhecer melhor o próprio trabalho, identificando habilidades e falhas.
Quais são as vantagens de ter uma boa gestão do tempo no trabalho?
Possuir uma boa gestão de tempo no trabalho garante uma série de benefícios, como:
- Evita surpresas desagradáveis;
- Reduz o estresse, a ansiedade e outros quadros relacionados ao emocional;
- Garante mais tempo livre para realizar atividades que gosta;
- Aumenta o número de tarefas finalizadas;
- Melhora a forma que as pessoas te enxergam, aumentando sua reputação dentro e fora do trabalho.
Agora que você já sabe como otimizar o seu tempo, chegou o momento de tirar as dicas do papel e criar uma rotina organizada para a próxima semana. Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda, basta compartilhar nos comentários que vamos te auxiliar o quanto antes.
Para quem estuda ou faz algum tipo de curso, também preparamos um conteúdo completo sobre como criar uma rotina de estudos organizada. São opções práticas e fáceis de executar. Boa leitura e até mais!
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