Apesar de vivermos em uma era digital, os documentos impressos ainda fazem parte da nossa rotina, pois existem papéis que ainda precisam estar nesse formato para que sejam utilizados posteriormente em momentos importantes da nossa vida.
Por isso, encontrar uma maneira de guardá-los de forma organizada, prática e segura é algo necessário e que, com certeza, você vai agradecer quando precisar de algum papel importante. Pensando nisso, a Acrílico Centauri decidiu trazer 5 dicas sobre como organizar documentos de forma prática, assim, fica mais fácil para você não perder mais os seus papéis importantes.
5 dica para organizar seus documentos de forma prática!
Declarações, certidões, certificados, títulos, registros, escrituras, contratos, atestados, comprovativos, comprovantes, diplomas, enfim, são inúmeros documentos que você precisa ter guardados de forma segura em sua casa, então, nada melhor do que ter dicas como estas para fazer essa tarefa:
Dica 01: separe os documentos por categorias
A nossa primeira dica é sempre organizar documentos por tipos para que fique muito mais fácil encontrar o que você precisar com mais agilidade. Algumas dicas de classificação são:
- Documentos pessoais: certidão de nascimento, de casamento, de divórcio, entre outros;
- Documentos escolares: certificados, títulos, diplomas, históricos escolares, entre outros;
- Documentos financeiros: contratos de cartões de crédito, faturas, boletos, investimentos, financiamentos, notas fiscais, entre outros;
- Seguros: residencial, de veículos, de saúde, de vida, entre outros;
- Impostos: comprovantes de pagamentos de IRPF, IPVA, IPTU de anos anteriores e do ano vigente;
- Documentos de propriedades: escrituras, contratos de compra e venda, recibos, documentos referentes a reformas e outras modificações da residência, entre outros;
- Registros médicos: exames, históricos, relatórios, liberações cirúrgicas, atestados, entre outros.
E se você for ainda mais detalhista, você ainda pode organizar esses documentos dividindo-os por subtipos em cada uma das categorias: por ano, mês e assim por diante.
Dica 02: guarde os documentos pelo tempo necessário
A nossa dica segunda é você descobrir por quanto tempo são válidos cada tipo de documento, assim, você não precisa acumular papelada guardada que só fará volume na sua casa. Cada tipo de documento exige um tempo para ser guardado, por isso, é válido entender:
- Documentos guardados por 10 anos: boletos de quitação de condomínio;
- Documentos guardados por 5 anos: declarações de imposto de renda de pessoa física (IRPF) e comprovantes de pagamento de: IPTU, IPVA, contas de energia, de água, serviços de telefonia, mensalidades de aluguel, cartões de crédito e mensalidades escolares;
- Documentos guardados por 1 ano: canhotos do cartão de crédito, extratos bancários e contratos de seguro;
- Documentos vitalícios: documentos pessoais, certidões, testamentos, passaportes, escrituras de propriedades, matrículas de imóveis, holerites e carnês do INSS.
Dica 03: use caixas organizadoras e gaveteiros
Atualmente, é possível encontrar diversas opções de produtos destinados à organização no mercado, como caixas e pastas.
E a melhor dica é sempre optar pelas opções transparentes, como os gaveteiros de acrílico, que são opções que facilitam bastante na hora de visualizar o que está dentro.
As caixas organizadoras de acrílico também são opções que oferecem esse benefício e, para facilitar ainda mais a sua vida, você ainda pode etiquetar cada uma delas, colocando o nome de cada categoria dos documentos que estão inseridos ali.
O melhor é que o acrílico tem a característica de ser altamente resistente e durável, por isso, é um local em que seus documentos estarão seguros por muito mais tempo.
Dica 04: descarte papéis desnecessários e mantenha um arquivo ativo
Seguindo as dicas anteriores, é hora de eliminar os documentos que não terão mais serventia, justamente para você guardar somente o que for necessário. Por isso, ao menos uma vez por ano, tenha o hábito de fazer essa limpeza, descartando aqueles papéis que não precisam mais ser arquivados.
E não se esqueça de destruir os documentos com informações sigilosas ou pessoais para evitar que essas informações caiam nas mãos de pessoas mal intencionadas.
Assim, você terá os documentos que precisará usar com mais frequência organizados de forma prática, já que eles não estarão misturados a documentos sem validade. Essa é uma forma de manter um arquivo sempre ativo e atualizado.
Dica 05: separe os documentos de cada membro da família
Os documentos individuais vão muito além do RG e do CPF, por isso, a dica é destinar um gaveteiro para cada pessoa da família.
Assim, estarão separados as certidões de nascimento, de casamento, histórico escolar, documentos referentes a impostos, passaportes, documentos de viagens, relatórios médicos e outros documentos divididos por pessoas, facilitando ainda mais a tarefa de encontrar o papel certo na que alguém precisar.
Temos certeza que dessa forma os documentos pessoais estarão muito mais organizados, ajudando cada pessoa a ter a sua própria vida mais organizada.
Todas essas ideias são muito fáceis de serem colocadas em prática, basta que você tenha tempo, paciência e os organizadores necessários, que tornarão tudo mais fácil.
Já deu para perceber que não existem muitos segredos para conseguir organizar documentos da forma ideal, não é mesmo? Então, evite acumular pilhas de papéis desnecessários, tirando um tempo para revisar as suas documentações, e as coloque nos espaços adequados.
E aí, gostou das nossas dicas? Para mais dicas como essas, fique sempre por dentro das publicações do blog da Acrílico Centauri!
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